Kontext.
Didacs unterstützte eine landesweit tätige Gesundheitsorganisation beim Wechsel zu einem neuen LMS. Das Projekt umfasste Anforderungen und Lieferantenauswahl bis hin zu Implementierung, Einrichtung, Akzeptanz und fachlicher Anwendungsbetreuung.
Der Auftrag verband LMS-Beratung, Projekt- und Veränderungsmanagement sowie fachliche Koordination. Nicht nur das System musste ausgewählt und eingerichtet werden. Auch Prozesse, Rollen, Betreuungsvereinbarungen und Übergabe mussten praktikabel gestaltet werden.
Die Aufgabe.
Der Auftraggeber wollte ein neues LMS, das besser zum Lernbedarf der Organisation passte, ohne dass Nutzer und Administratoren unnötig stark von bestehenden Arbeitsweisen abweichen mussten.
Die Aufgabe ging über die reine Systemauswahl hinaus. Es ging auch um bessere Prozesse, mehr Kontrolle über Lerninhalte, klare Betreuungsvereinbarungen, Unterstützung verpflichtender Schulungen und eine Einrichtung, die sich langfristig übergeben lässt.
Warum das eine Herausforderung war.
Ein LMS berührt viele Bereiche einer Organisation: Lernen, Personal, fachliche Anwendungsbetreuung, IT, Einkauf, Datenschutz, Managementinformationen, Inhaltsentwicklung und Nutzererfahrung.
Dadurch entsteht schnell eine lange Wunschliste. Ohne klare Entscheidungen wird ein LMS-Projekt zu breit, zu technisch oder zu stark von einzelnen Nutzerwünschen gesteuert. In diesem Projekt musste immer wieder geklärt werden, was für den Go-live nötig war, was später folgen konnte und was nicht zur ersten Einrichtung gehörte.
Zugleich musste das neue LMS zu bestehenden Prozessen passen, obwohl ein Teil dieser Prozesse gerade vereinfacht und leichter übertragbar gemacht werden sollte.
Vorgehen.
Dieser Abschnitt zeigt, wie Didacs Fragestellungen angeht: zuerst die Frage präzisieren, dann Entscheidungen begründen und in ein umsetzbares Vorgehen übersetzen.
1. Anforderungen präzisiert
Der Bedarf der Organisation wurde in konkrete Anforderungen übersetzt. Dabei wurde zwischen notwendigen Bestandteilen der ersten Einrichtung und Wünschen für die spätere Weiterentwicklung unterschieden.
Wünsche wurden nicht nur gesammelt, sondern auch nach Nutzen, Umsetzbarkeit und Auswirkungen auf die Betreuung bewertet. So entstand eine brauchbare Grundlage für Auswahl, Einrichtung und Entscheidungsfindung.
2. Auswahl und Einrichtung fundiert begründet
Die Anforderungen dienten dazu, Lösungen fachlich zu vergleichen. Bewertet wurden Funktionalität, Administrierbarkeit, Nutzererfahrung, Schnittstellen, Berichte und künftige Erweiterbarkeit.
Damit hing die Auswahl weniger von Vorführungen oder einzelnen Vorlieben ab und stärker davon, was die Organisation in der Praxis benötigte.
3. Implementierung in praktikable Prozesse übersetzt
Nach der Auswahl wurde die Implementierung in eine konkrete Einrichtung übersetzt: Rollen, Rechte, Katalogstruktur, Lernpfade, Zielgruppen, Berichte und Administrationsprozesse.
Dabei wurde stets auf das Gleichgewicht zwischen Vertrautheit für die Nutzer und Verbesserung bestehender Arbeitsweisen geachtet. Nicht alles musste anders werden, aber unnötig komplexe Teile wurden neu gestaltet.
4. Inhalte und Lernprozesse abgestimmt
Bestehende Lerninhalte, externe Module und neue Lernprogramme wurden auf Platzierung, Auffindbarkeit und logischen Aufbau im LMS geprüft.
Auch die Anlieferung, Prüfung, Ersetzung und Verwaltung von Modulen wurde betrachtet. Das war wichtig, weil die Inhaltsverwaltung schnell anfällig wird, wenn Vereinbarungen nicht ausreichend dokumentiert sind.
5. Governance und fachliche Betreuung eingerichtet
Vereinbarungen für Änderungen, Releases, Support und Verantwortlichkeiten wurden ausgearbeitet. Dabei wurde zwischen inhaltlicher Verantwortung, fachlicher Anwendungsbetreuung, technischen Abhängigkeiten und Lieferantenkontakt unterschieden.
Ziel war, die Betreuung weniger von Einzelpersonen abhängig zu machen und klarer festzulegen, wer worüber entscheidet.
6. Weiterentwicklung und Übergabe abgesichert
Nach dem Go-live wurden weitere Nutzungsmöglichkeiten des LMS untersucht. Dazu gehörten Zertifizierungen, Berichte, neue Funktionen, effizientere Entwicklungsprozesse und bessere Unterstützung für Teams, die Lerninhalte anbieten möchten.
Das Vorgehen wurde dokumentiert, damit Kollegen und künftige Administratoren nicht erneut nachvollziehen müssen, wie Prozesse, Entscheidungen und Vereinbarungen entstanden sind.
Ergebnis.
Die Organisation erhielt ein neues LMS, dessen Einrichtung besser auf Lernen, Betreuung und Berichterstattung abgestimmt war.
Zudem entstand mehr Struktur rund um Anforderungen, Inhaltsverwaltung, Rollen, Änderungen und Weiterentwicklung. Das LMS war damit nicht nur ein neues System, sondern auch ein Anlass, Lernprozesse besser zu organisieren.
Wirkung:
- Anforderungen in konkrete Entscheidungen für Auswahl und Einrichtung übersetzt.
- Neue LMS-Einrichtung auf Nutzer, Administratoren und Organisationsprozesse abgestimmt.
- Mehr Kontrolle über Rollen, Rechte, Inhaltsstruktur und Berichte.
- Klarere Betreuungsvereinbarungen für Änderungen, Releases und Support.
- Weniger Abhängigkeit vom Einzelwissen bestimmter Mitarbeiter.
- Grundlage für die weitere Entwicklung des LMS und der Lernprozesse geschaffen.
