Nieuw LMS van selectie tot implementatie en beheer.
Context.
Voor een landelijke zorgorganisatie ondersteunde Didacs bij de overgang naar een nieuw LMS. Het traject liep van requirements en leveranciersselectie tot implementatie, inrichting, adoptie en functioneel beheer.
De opdracht lag op het snijvlak van LMS-advies, project- en verandermanagement en functionele regie. Niet alleen het systeem moest worden gekozen en ingericht, ook processen, rollen, beheerafspraken en overdracht moesten werkbaar worden gemaakt.
De vraag.
De opdrachtgever wilde een nieuw LMS dat beter aansloot op de leerbehoefte van de organisatie, zonder dat gebruikers en beheerders onnodig veel moesten afwijken van bestaande werkwijzen.
De vraag was breder dan alleen systeemselectie. Het ging ook om betere processen, meer grip op leercontent, duidelijke beheerafspraken, ondersteuning van verplichte scholing en een inrichting die op termijn overdraagbaar blijft.
Waarom dit een uitdaging was.
Een LMS raakt veel onderdelen van een organisatie: leren, HR, functioneel beheer, ICT, inkoop, privacy, managementinformatie, contentontwikkeling en gebruikerservaring.
Daardoor ontstaat snel een lange wensenlijst. Zonder scherpe keuzes wordt een LMS-traject te breed, te technisch of juist te veel gestuurd vanuit losse gebruikerswensen. In dit traject moest steeds worden bepaald wat nodig was voor livegang, wat later kon en wat niet thuishoorde in de eerste inrichting.
Daarnaast moest het nieuwe LMS aansluiten op bestaande processen, terwijl juist een deel van die processen eenvoudiger en beter overdraagbaar moest worden gemaakt.
Aanpak.
In dit onderdeel zie je hoe Didacs vraagstukken aanpakt: eerst de vraag scherp krijgen, daarna keuzes onderbouwen en vertalen naar een uitvoerbare aanpak.
-
De behoefte van de organisatie is vertaald naar concrete requirements. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen noodzakelijke onderdelen voor de eerste inrichting en wensen die later in de doorontwikkeling konden worden opgepakt.
Wensen zijn niet alleen verzameld, maar ook beoordeeld op waarde, uitvoerbaarheid en beheerimpact. Zo ontstond een basis die bruikbaar was voor selectie, inrichting en besluitvorming.
-
De requirements zijn gebruikt om oplossingen inhoudelijk te vergelijken. Daarbij is gekeken naar functionaliteit, beheerbaarheid, gebruikerservaring, koppelingen, rapportage en toekomstige uitbreidbaarheid.
De keuze werd daardoor minder afhankelijk van demo’s of losse voorkeuren en meer gebaseerd op wat de organisatie nodig had in de praktijk.
-
Na de keuze is de implementatie vertaald naar concrete inrichting: rollen, rechten, catalogusstructuur, leerpaden, doelgroepen, rapportages en beheerdersprocessen.
Daarbij is steeds gekeken naar de balans tussen herkenbaarheid voor gebruikers en verbetering van bestaande werkwijzen. Niet alles hoefde anders, maar onderdelen die onnodig complex waren zijn opnieuw ingericht.
-
Bestaande leercontent, externe modules en nieuwe leertrajecten zijn beoordeeld op plaatsing, vindbaarheid en logische opbouw in het LMS.
Ook is gekeken naar de manier waarop modules worden aangeleverd, getest, vervangen en beheerd. Dit was belangrijk omdat contentbeheer snel kwetsbaar wordt wanneer afspraken niet goed zijn vastgelegd.
-
Er zijn beheerafspraken uitgewerkt voor wijzigingen, releases, ondersteuning en eigenaarschap. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen inhoudelijke verantwoordelijkheid, functioneel beheer, technische afhankelijkheden en leverancierscontact.
Het doel was om beheer minder persoonsafhankelijk te maken en duidelijker te maken wie waarover beslist.
-
Na livegang is gekeken naar verdere benutting van het LMS. Denk aan certificeringen, rapportages, nieuwe functionaliteiten, efficiëntere ontwikkelprocessen en betere ondersteuning van teams die leercontent willen aanbieden.
De aanpak is vastgelegd zodat collega’s en toekomstige beheerders niet opnieuw hoeven uit te zoeken hoe processen, keuzes en afspraken tot stand zijn gekomen.
Resultaat.
De organisatie kreeg een nieuw LMS met een inrichting die beter aansloot op leren, beheer en rapportage.
Daarnaast ontstond meer structuur rond requirements, contentbeheer, rollen, wijzigingen en doorontwikkeling. Het LMS werd daarmee niet alleen een nieuw systeem, maar ook een aanleiding om leerprocessen beter te organiseren.
Impact:
Requirements vertaald naar concrete keuzes voor selectie en inrichting.
Nieuwe LMS-inrichting afgestemd op gebruikers, beheerders en organisatieprocessen.
Meer grip op rollen, rechten, contentstructuur en rapportages.
Duidelijkere beheerafspraken voor wijzigingen, releases en ondersteuning.
Minder afhankelijkheid van losse kennis bij individuele medewerkers.
Basis gelegd voor verdere doorontwikkeling van het LMS en learningprocessen.
