Privacyverklaring.

Didacs Learning Technologies verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en alleen voor zover dat nodig is voor de website, contact, offertes, opdrachten, administratie en zakelijke dienstverlening.

Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens Didacs verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Didacs Learning Technologies is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Didacs Learning Technologies
Oss, Noord-Brabant
KvK 76419320
Btw NL003083084B40

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Didacs?

Didacs verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor contact, samenwerking, administratie of uitvoering van opdrachten. Het kan gaan om:

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
functietitel en organisatie;
zakelijke adresgegevens;
KvK-nummer en btw-nummer bij eenmanszaken of vof’s;
bankrekeningnummer en naam rekeninghouder bij betalingen;
offerte-, opdracht-, contract- en factuurgegevens;
correspondentie per e-mail, telefoon, LinkedIn of andere zakelijke kanalen;
projectinformatie die opdrachtgever verstrekt;
naam, functie of quote wanneer iemand toestemming geeft voor gebruik als referentie, testimonial of case;
technische websitegegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en beperkte analytische gegevens.

Didacs vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke opvattingen, religie of strafrechtelijke gegevens. Als zulke gegevens toch worden gedeeld, worden ze alleen verwerkt als dat noodzakelijk is en daar een geldige grondslag voor bestaat.

3. Hoe komt Didacs aan persoonsgegevens?

Didacs ontvangt persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou of van de organisatie waarvoor je werkt. Bijvoorbeeld wanneer je:

contact opneemt via e-mail, telefoon of LinkedIn;
een offerte aanvraagt;
een opdracht verstrekt;
samenwerkt binnen een project;
informatie aanlevert voor advies, training, implementatie of documentatie;
toestemming geeft voor een quote, testimonial of case.

Soms gebruikt Didacs openbare zakelijke bronnen, zoals de Kamer van Koophandel, LinkedIn of de website van een organisatie, bijvoorbeeld om contactgegevens of bedrijfsinformatie te controleren.

4. Waarvoor verwerkt Didacs persoonsgegevens?

Didacs verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Contact en communicatie: Om vragen te beantwoorden, afspraken te maken, informatie toe te sturen en contact te onderhouden.

Offertes en opdrachten: Om offertes op te stellen, opdrachten te bevestigen, werkzaamheden uit te voeren en afspraken vast te leggen.

Uitvoering van dienstverlening: Voor advies, analyse, projectbegeleiding, LMS-advies, implementatiebegeleiding, didactisch ontwerp, training, workshops, evaluatie en andere L&D-gerelateerde werkzaamheden.

Projectadministratie en bewijspositie: Om afspraken, besluiten, projectinformatie, opleveringen en correspondentie vast te leggen. Dit is nodig om opdrachten zorgvuldig uit te voeren en achteraf te kunnen aantonen wat is afgesproken en geleverd.

Facturatie en financiële administratie: Om facturen te maken, betalingen te verwerken, boekhouding te voeren en te voldoen aan fiscale bewaarplichten.

Website en beveiliging: Om de website goed te laten werken, misbruik te voorkomen en beperkt inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Referenties, testimonials en cases: Didacs gebruikt namen, logo’s, quotes of projectinformatie alleen herkenbaar op de website of in portfolio’s als daarvoor toestemming is gegeven of als daarover duidelijke afspraken zijn gemaakt.

5. Grondslagen voor verwerking

Didacs verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van deze grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst;
voorbereiding van een overeenkomst, zoals een offerte;
wettelijke verplichting, zoals fiscale administratie;
gerechtvaardigd belang, zoals projectadministratie, beveiliging, zakelijke communicatie en het bewaken van de rechtspositie;
toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van een testimonial, klantquote of herkenbare case.

Als verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

6. Hoe lang bewaart Didacs persoonsgegevens?

Didacs bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

Contactgegevens zonder opdracht worden maximaal 2 jaar bewaard na het laatste inhoudelijke contact. Offertes die niet tot een opdracht leiden worden maximaal 2 jaar bewaard.

Offertes, facturen, betaalgegevens en financiële administratie worden 7 jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht.

Overeenkomsten, opdrachtbevestigingen en projectadministratie worden tot 5 jaar na afronding van de opdracht bewaard, of langer als dat nodig is vanwege een geschil, wettelijke verplichting of bewijspositie.

E-mailcorrespondentie over lopende opdrachten wordt bewaard zolang dat nodig is voor uitvoering, administratie en bewijspositie.

Testimonials, quotes en cases worden bewaard zolang ze relevant zijn of totdat toestemming wordt ingetrokken, tenzij behoud noodzakelijk is voor bewijsvoering.

Website- en analytische gegevens worden zo kort mogelijk bewaard, afhankelijk van de instellingen van de website- of analyticsdienst.

7. Met wie deelt Didacs persoonsgegevens?

Didacs deelt persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Didacs kan gegevens delen met:

Moneybird, voor offertes, facturen en administratie;
de boekhouder of fiscaal adviseur;
de zakelijke bank of betaaldienstverlener;
Apple iCloud, voor e-mail, agenda, documenten of cloudopslag;
Microsoft 365, voor zakelijke e-mail, agenda, documenten of samenwerking;
de websitehost of het websiteplatform, zoals Squarespace zolang de website daar draait;
hosting- of domeinpartijen die nodig zijn voor didacs.nl;
zakelijke communicatieplatforms, zoals e-mail, telefoon, videobellen of LinkedIn;
juridische, fiscale of verzekeringsadviseurs als dat nodig is;
overheidsinstanties, alleen als Didacs daartoe wettelijk verplicht is.

Didacs gebruikt geen CRM-systeem, geen bezorgdienst en geen webshop voor de normale bedrijfsvoering. Deze partijen zijn daarom niet opgenomen als vaste ontvangers van persoonsgegevens.

Met partijen die persoonsgegevens namens Didacs verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Verwerking buiten de EER

Didacs gebruikt digitale diensten van professionele leveranciers. Daardoor kunnen persoonsgegevens soms buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, bijvoorbeeld door cloud-, e-mail- of softwareleveranciers.

Als dat gebeurt, zorgt Didacs ervoor dat dit alleen plaatsvindt op basis van passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere maatregelen die volgens de AVG zijn toegestaan.

9. AI-tools en digitale hulpmiddelen

Didacs kan digitale hulpmiddelen en AI-tools gebruiken voor ondersteuning bij tekst, analyse, structuur, samenvatting, documentatie of voorbereiding van werkzaamheden.

Didacs gebruikt daarbij zo min mogelijk persoonsgegevens. Vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of klantdocumenten worden niet zonder noodzaak in externe AI-tools verwerkt. Als een opdracht vraagt om verwerking van gevoelige of vertrouwelijke informatie in specifieke tools, worden daar vooraf passende afspraken over gemaakt.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van informatie, documenten en persoonsgegevens die aan Didacs worden verstrekt.

10. Beveiliging

Didacs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

gebruik van beveiligde accounts;
sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
beperkte toegang tot documenten en systemen;
zakelijke opslag en administratie via professionele software;
zorgvuldige omgang met vertrouwelijke documenten;
regelmatige controle van welke gegevens nog nodig zijn.

11. Cookies en websitegebruik

De website van Didacs gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken voor zover dat nodig is voor een goed werkende website, beveiliging of beperkte analyse van websitegebruik.

Didacs gebruikt geen advertentiecookies, trackingpixels of socialmediapixels voor gepersonaliseerde advertenties, tenzij dit later expliciet wordt vermeld en daarvoor toestemming wordt gevraagd.

Als de website via Squarespace of een vergelijkbaar platform draait, kan dat platform functionele en beperkte analytische cookies plaatsen. Deze gegevens worden gebruikt om de website technisch goed te laten werken en globaal inzicht te krijgen in websitebezoek.

Externe links op de website kunnen leiden naar websites van derden, zoals LinkedIn of andere organisaties. Didacs is niet verantwoordelijk voor hoe deze derden met persoonsgegevens of cookies omgaan.

12. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

inzage te vragen in de persoonsgegevens die Didacs van je verwerkt;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking;
gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij;
gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt een verzoek indienen via het contactformulier op deze website. Didacs kan vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren voordat een verzoek wordt behandeld.

Didacs reageert zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Als een verzoek complex is, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

13. Klachten

Als je een klacht hebt over de manier waarop Didacs met persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen via het contactformulier op deze website. Dan wordt eerst geprobeerd om het probleem rechtstreeks op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Didacs kan deze privacyverklaring aanpassen als de werkwijze, dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op de website.

Als een wijziging direct gevolgen heeft voor personen van wie Didacs gegevens verwerkt, wordt daarover waar nodig apart gecommuniceerd.

Voor vragen, verzoeken of bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via het contactformulier op deze website.